사무실 근무자가 지켜야 할 예절 (업무예절)

사무실 필수 예절

1. 책상에서는 일만 합시다.

 

2. 가벼운 수다는 좋지만 목소리는 작게

 

3. 자리정돈

 

상황별 사무실 예절

1. 근무시의 자세

- 근무 중 개인적인 일을 해서는 안 됩니다.
- 퇴근할 때는 주변의 서류를 정리하고 나갑니다.
- 상사나 동료보다 먼저 퇴근할 때는 “먼저 실례합니다.”라고 인사합니다.
- 근무 중 사무로 외출할 때는 상사의 허가를 얻습니다.
- 사무실 밖을 나갈 때는 슬리퍼를 사용하지 않습니다.
- 복도나 현관 등에서 상사를 만나면 가벼운 인사를 합니다.
- 근무 중 휘파람 등 노래를 하지 않습니다.
- 근무 중 가정에 급한 일이 생겼을 때는 상사에게 조퇴 허가를 받고 하던 일을 정리한 후 나갑니다.
- 서로를 존중하고 약속을 꼭 지킵니다.
- 직원 간에 서로를 이해하는 기회를 많이 갖습니다.
- 긍정적인 자세로 지시받고, 기한과 수량 등을 꼭 확인합니다.
- 끝나면 바로 보고하고 경우에 따라 중간보고를 꼭 합니다.
- 어려울 때 서로를 위로하고 격려합니다.
- 가까울수록 예의를 갖추고 언행에 서로 주의합니다.
- 내방객 앞에서는 직원간에 상호 존대 표현을 합니다.

2. 출근과 퇴근

- 주위 사람에게 밝고 친절한 인사를 먼저 합니다. 서로 간의 정겨운 인사는 명랑한 직장분위기를 만듭니다.
- 근무 시간이 끝난 뒤에 오늘 한 일을 점검하고 내일 할 일을 메모하면서 퇴근 준비를 합니다.
- 의자를 책상 밑으로 반듯하게 밀어 넣고 주변을 깔끔하게 정돈합니다.
- 퇴근할 때 근무복 정리, 전등, 전열기, 환기 장치, 서랍, 문 단속, 캐비넷 등을 점검합니다.
- 상사에게 보고하고 퇴근합니다. 하루의 수고와 서로 위로하는 인사를 하고 남아 있는 사람이 있으면 "먼저 퇴근하게 되어 죄송합니다." 또는 “부득이한 약속이 있어 먼저 퇴근합니다." 라는 인사를 합니다.

3. 부재와 외출

- 근무 중 자리를 뜰 때에는 반드시 상사나 옆자리에 있는 사원에게 행선지와 용건, 소요 시간 등을 분명히 말해야 합니다.
- 오랜 시간 멋대로 자리를 비우는 것은 업무의 흐름을 중단시키는 행위이며 용납되지 않습니다. 적어도 30분 이상 자리를 비울 때는 책상 위를 말끔히 정리합니다.
- 외출시간이 지연되면 그 사유를 전화로 연락합니다. 일을 끝내고 집으로 귀가할 때는 반드시 회사에 전화를 걸어 활동 사항을 보고하고 회사로부터 긴급 지시 사항이 있는지도 확인합니다.

4. 출장

- 출장이란 회사를 대표하여 회사의 직무를 수행하기 위하여 목적을 가지고 떠나는 여행입니다. 출장을 떠나기 전에 목적을 정확히 파악하고 사전에 치밀한 계획을 세운 후 일정표 작성, 업무 수행에 필요한 서류나 지식을 준비합니다.
- 상사나 동료의 의견이나 도움을 청하는 것이 바람직합니다.
- 출장지에서는 숙소 연락처. 업무 진행 정도, 중간 변경 사항 등을 중간 보고(수시 보고)하는 것이 좋습니다.
- 출장에서 돌아오면 우선 상사에게 구두 나 전화로 보고하고 차후에 공식 보고서를 제출해야 합니다.
- 출장이나 사외 근무를 빙자하여 통상 업무를 지체하거나 남에게 미루는 일이 없도록 합니다.

5. 호칭에 대한 언어예절

- 직함이 없는 동료끼리는 남녀를 불문하고 ○○○씨 상황에 따라 이름만으로 ○○씨 라고 부릅니다.
- 같은 직급이라 할지라도 나이가 많아 ○○○씨라고 하기가 곤란한 경우에는 ○선배(님)라고 부릅니다.
- 직함이 있는 상사를 부를 때는 직함에 ‘님’을 붙여 부장님처럼 부르는 것이 좋으며, 상사가 직함이 없는 아랫사람을 부를 때는 ○○○씨를 씁니다.
- 직장에서 윗사람을 그보다 윗사람에게 지칭하는 경우, 예를 들어 아랫사람이 과장을 부장에게 지칭할 때는 “과장님이 이 일을 하셨습니다”라고 높여 말한다.

6. 대화예절

- 말은 침착하고 조용히 간결하게 합니다.
- 정확한 발음, 적절한 속도, 바른 용어를 사용하여 의사를 표현합니다.
- 남의 이야기 중에 끼어 들지 않습니다.
- 상대가 질문하면 자상하게 설명하고 의견을 말하면 성의 있게 듣습니다.
- 말을 막으면서 끼어들지 말고 의문이 있으면 말이 끝난 다음 묻습니다.
- 질문하거나 다른 의견을 말할 때는 정중하게 말한 사람의 양해를 구합니다.
- 부정적인 표현보다는 긍정적인 표현을, 명령형 보다는 청유형을 사용합니다.

7. 전화예절

1) 전화 받는 매너
- 전화벨이 울리면 즉시 받고 회사명과 부서명, 이름을 밝힙니다.
- 상대방을 확인 후 인사를 하고 메모 준비를 하여 용건을 듣습니다.
- 용건이 끝나면 통화 내용을 요약, 복창하여 확인한 후 마무리 인사를 합니다.

2) 전화 거는 매너
- 결론부터 이야기하고 통화를 짧게 마치며 상대방이 부재 시에는 이쪽에서 다시 전화를 겁니다.
- 메시지를 부탁할 때는 정중히, 정확히 하며 업무 전화는 건 쪽에서 먼저 끊습니다.

3) 공공장소 혹은 회의 중 휴대폰은 전원을 끄거나 매너 모드로 한다.

 

사무실 예절 체크리스트

1. 책상에서 음식을 자주 먹는다.

2. 평소 음식을 먹을 때 소리를 낸다.

3. 담배를 피운 후 냄새를 배지 않고 자리로 돌아온다.

4. 주변 동료가 뭐 하는지 궁금해서 모니터를 훔쳐본 적 있다.

5. 다리를 떠는 습관이 있다.

6. 생각에 잠기다 보면 나도 모르는 사이에 책상을 두드리는 등 소리를 낸다.

7. 책상에 향이 강한 방향제나 향초가 있다.

8. 동료가 자리를 비운 사이에 그 책상에서 사무용품을 가져온 적이 있다.

9. 주변 동료와 친해 자주 자리에 앉아서 이야기를 나눈다.

10. 휴게공간, 회의공간 등 공용공간을 사용한 후 뒷정리를 하지 않는다.

11. 사무실 안에서 개인 통화를 하는 경우가 많다.

12. 주 2회 이상 지각을 한다.

13. 출근시간이나 점심시간을 잘 지키지 않는 편이다.

 

 

 

 

 

참고: https://www.yesform.com/cnts_bizs/%BB%E7%B9%AB%BD%C7+%B1%D9%B9%AB%C0%DA%B0%A1+%C1%F6%C4%D1%BE%DF+%C7%D2+%BF%B9%C0%FD-792/ 

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